1-       مراجعه به اداره حراست و تکمیل فرم های ذیل:

الف) پرسشنامه اعزام به خارج از کشور (فرم الف)

ب) پرسشنامه اعزام به خارج از کشور (فرم ب)

ج) فرم گزارش سفر (فرم ج)

2-       دانلود فرم درخواست شرکت در همایش علمی - بین المللی خارج از کشور از تارنمای مدیریت امور بین الملل دانشگاه

3-       تکمیل فرم و اخذ مجوزهای موجود در فرم (به استثنای فرم شماره 8 که پس از سفر می بایست تکمیل و تحویل گردد)

4-       ارائه فرم و تمامی مستندات (چکیده، مقاله کامل، نامه پذیرش مقاله، دعوت نامه همایش و غیره) به مدیریت امور بین الملل دانشگاه

5-       در صورت اخذ مصوبه شورای پژوهشی دانشگاه، معرفی متقاضی توسط معاونت پژوهشی به معاونت توسعه دانشگاه جهت دریافت پیش پرداخت

6-       معرفی متقاضی توسط مدیریت امور بین الملل به دفتر همکاریهای بین المللی وزارت علوم جهت دریافت معرفی نامه انگلیسی جهت ارائه به سفارت